Officemanager Brainport voor Elkaar

Word jij het organisatorische hart van onze vereniging en ons programmabureau?

Brainport voor Elkaar, de vereniging van maatschappelijk betrokken werkgevers, zoekt een Office Manager die de organisatorische spil is van het programmabureau.   

In deze veelzijdige rol zorg jij ervoor dat onze vereniging én ons programmabureau soepel draaien. Je combineert organisatietalent met een warm welkom voor leden en een scherp oog voor detail. Dankzij jou kunnen collega’s, partners en leden vertrouwen op een professionele, goed georganiseerde basis.

Over Brainport voor Elkaar

Onze vereniging van nu al zo’n 100 werkgevers, die gezamenlijk circa 100.000 medewerkers in dienst hebben, verbindt bedrijven, maatschappelijke organisaties, gemeenten en onderwijs om structureel impact te maken. Samen pakken we sociaal-maatschappelijke thema’s aan, van gezondheid en kansengelijkheid tot bestaanszekerheid en meedoen in de samenleving.  Omdat we samen méér bereiken.  

Door als één regio samen te werken, zorgen we voor een stevige sociale basis, waarin alle inwoners kunnen meedoen, zich kunnen ontwikkelen en gezond kunnen leven. Dat is de kern van Brainport voor Elkaar.

Wat ga je doen?

Administratie & ledenbeheer

•           Je zorgt dat nieuwe leden worden ingeschreven, verwelkomd en soepel door het onboardingproces gaan.

•           Je legt alle relevante ledeninformatie vast in onze systemen (CRM, administratieve bestanden, etc.) zodat onze ledenadministratie up-to-date is en zorgt dat afspraken in overeenkomsten worden vastgelegd en bewaakt het tekenproces tot afronding.

•           Je bewaakt onze administratieve flows en schakelt moeiteloos met externe partijen zoals het administratiekantoor.

Events & bijeenkomsten

•           Je ondersteunt bij de organisatie van onze grotere evenementen (4–6 keer per jaar), van locatie en catering tot badges, logistiek en bijbehorende communicatie.

•           Kleinere bijeenkomsten (gemiddeld 1–2 per maand) organiseer je zelfstandig op basis van een vastgesteld programma en doel.

•           Je beheert en actualiseert alle eventdraaiboeken, zodat ieder evenement strak en professioneel wordt uitgevoerd.

•           Je zet registratieformulieren op, verstuurt standaardmailings en verzorgt de evaluaties.

•           Je regelt het drukwerk voor events en andere communicatie-activiteiten. 

Managementondersteuning

·       Je beheert de agenda van de directeur en plant complexere afspraken voor andere teamleden.

·       Je zorgt voor ondersteuning bij interne processen zoals declaraties.   

Hoe kan een dag eruitzien?

09.00 uur
Je start de dag met het bijwerken van je mail. Je beantwoordt vragen van nieuwe leden over het proces van lid worden, zet acties uit en plant afspraken in voor de directeur.

10.00 uur
Je overlegt met de programmamanager Verbindt over de aankomende ledenvergadering en stemt af wat er nodig is en welke deadlines er gelden.

11.00 uur
Je werkt aan de organisatie van een kleinschalig event. Je checkt het draaiboek, stemt af met leveranciers en controleert of locatie en catering goed geregeld zijn.

12.00 uur
Gezamenlijke lunch op kantoor of een korte wandeling met collega’s om even bij te praten.

12.30 uur
Je gaat aan de slag met de ledenadministratie. Je verwerkt nieuwe inschrijvingen, werkt CRM-gegevens bij en zorgt dat afspraken en overeenkomsten netjes zijn vastgelegd.

15.00 uur
Je hebt telefonisch overleg met het administratiekantoor over openstaande facturen en de status van de financiële administratie.

16.00 uur
Je rondt de dag af met een laatste check van je mail en de agenda van de directeur en zet alvast een paar zaken klaar voor de volgende dag.

Wat jij meebrengt

We zoeken iemand die een ster is in coördineren en organiseren. Het als een uitdaging ziet om, in een dynamische omgeving, continu het overzicht te houden en daarmee een baken voor het team te zijn.  

• Organisatie en coördinatie vermogen: Je bent goed in organiseren zowel met je directe collega’s als met externe contactpersonen.

• Overzicht en structuur: je bent in staat overzicht te houden over alle verzoeken die binnen komen en bent in staat te prioriteren en te plannen.

• Procesmatig denken: je bent in staat om een rode draad te ontdekken in werkzaamheden en komt met voorstellen hoe je door het instellen van een proces en gebruik van de systemen efficiënt werken nastreeft.

• Communicatieve vaardigheden: zowel intern als extern ben je in staat om duidelijk en professioneel te communiceren.

• Secuur: je werkt nauwkeurig en let op de kleine details.

Pre:

• Je hebt affiniteit met maatschappelijke doelen en werkt graag in een verbindende organisatie.

Wat bieden wij jou?  

•  Een leuke functie in een informeel en betrokken team tussen de 24 en 32 uur

• Een fijne werkplek op Strijp-T, inclusief dagelijks verzorgde lunch

• We helpen je bij het inrichten van je thuiswerkplek  

• Inschaling in schaal 7 (startend bij € 3.179) of schaal 8 (startend bij € 3.610) bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van je ervaring. Goed om te weten, er is op dit moment nog geen pensioenvoorziening aanwezig. Je ontvangt een financiële compensatie daarvoor.  Een aanstelling voor – in eerste instantie – de duur van een jaar. 

•  Fietsplan, ov-abonnement of kilometervergoeding  

•  Werken in bij een vereniging met grote maatschappelijke impact  

Enthousiast geworden?  

Stuur ons direct je (korte) motivatie en cv. Heb je nog wat vragen? Bel gerust even met Iris Gerards, manager bedrijfsvoering (06-55775099).

Solliciteer vóór 7 januari. De eerste gesprekken vinden plaats op maandag 12 en woensdag 14 januari in de middag.

Bij Brainport voor Elkaar zetten we ons in voor een inclusief en divers personeelsbestand. Binnen het diverse en internationale Brainport ecosysteem zien we het belang van nieuwe inzichten, het verbreden van onze perspectieven en het kunnen zijn van een plek voor iedereen. Dus ben je geboeid door wat je hierboven leest, voel je alsjeblieft vrij en welkom om contact met ons op te nemen.   

Vriendelijk verzoek acquisitie n.a.v. deze vacature achterwege te laten.